Comment nous gérons les remboursements.
La présente politique décrit les cas dans lesquels un remboursement total ou partiel des honoraires peut être envisagé, ainsi que la procédure à suivre. Elle s’applique dans le cadre de nos prestations de conseil, d’audit et d’accompagnement auprès de clients professionnels.
ChronoMint travaille exclusivement avec des clients agissant à des fins professionnelles. Les règles de protection des consommateurs ne s’appliquent donc pas directement. Néanmoins, nous mettons en place un cadre clair et équilibré afin de traiter de bonne foi toute demande de remboursement liée à nos prestations.
Prestations concernées et relation avec les contrats.
Cette politique s’applique à l’ensemble des missions de conseil, d’audit, d’accompagnement et de formation délivrées par ChronoMint, sauf stipulation contraire dans le contrat conclu avec le client.
En cas de contradiction entre la présente politique et un contrat signé (contrat-cadre, bon de commande, avenant), ce sont les dispositions contractuelles spécifiques qui prévalent. Lorsque la Politique de remboursement est mentionnée par renvoi dans un contrat, elle fait partie intégrante des Conditions de service.
La politique couvre :
- les forfaits récurrents d’accompagnement (Pulse, Portfolio, Scale) ;
- les audits et missions forfaitaires ponctuelles ;
- les ateliers, formations et sessions de coaching facturés à la séance ou au pack ;
- les frais refacturés au client (déplacements, logistique) lorsqu’un litige porte sur ces montants.
Les prestations de ChronoMint sont des services intellectuels. Une fois la prestation réalisée (réunion tenue, atelier animé, livrable remis), elle ne peut pas être “annulée” au sens matériel. Les remboursements portent donc essentiellement sur des prestations non réalisées, des erreurs de facturation ou des situations exceptionnelles clairement identifiées.
Accompagnements mensuels et cas de remboursement.
Les forfaits récurrents reposent sur un volume d’intervention estimé et sur une relation de moyen terme. Les cas de remboursement sont donc rares et encadrés.
Prestations non réalisées du fait de ChronoMint.
Si, pour des raisons exclusivement imputables à ChronoMint (indisponibilité prolongée, manque de ressources non anticipé, annulation unilatérale de séances ou de rituels), une partie significative des prestations prévues dans un forfait mensuel n’a pas pu être réalisée, nous pouvons proposer :
- soit le report sans frais du volume non réalisé sur les mois suivants ;
- soit, si le report n’a pas de sens (fin de mission, changement de périmètre), un avoir ou un remboursement partiel correspondant à la part non exécutée.
Le choix entre report, avoir ou remboursement fait l’objet d’une discussion avec le client et est formalisé par écrit.
Résiliation anticipée par le client.
En cas de résiliation anticipée d’un forfait récurrent à l’initiative du client, les conditions suivantes s’appliquent, sauf disposition contraire du contrat :
- les prestations déjà réalisées et engagées restent dues ;
- les sommes perçues d’avance pour des périodes à venir peuvent, le cas échéant, faire l’objet d’un remboursement proratisé, après déduction des prestations déjà planifiées et non annulables (par exemple, ateliers impliquant des tiers).
Les modalités de résiliation (préavis, formalisation) sont détaillées dans les Conditions de service.
Audits, ateliers, formations et coaching.
Pour les missions de courte durée, la question des remboursements se pose essentiellement en cas d’annulation ou de report.
Annulation à l’initiative du client.
Les conditions ci-dessous sont indicatives et peuvent être adaptées dans chaque devis :
- Annulation plus de quinze (15) jours ouvrables avant le début prévu : remboursement intégral des montants versés d’avance, hors frais non récupérables (transport, hébergement, location de salle déjà engagés).
- Annulation entre cinq (5) et quinze (15) jours ouvrables avant le début : remboursement partiel, généralement limité à 50 % des honoraires, les frais non récupérables restant dus.
- Annulation à moins de cinq (5) jours ouvrables ou absence le jour prévu : pas de remboursement des honoraires, les frais engagés restant dus.
Lorsque cela est possible, nous privilégions le report des séances plutôt que l’annulation, afin de limiter l’impact financier pour les deux parties.
Annulation à l’initiative de ChronoMint.
Si ChronoMint devait annuler une intervention ponctuelle pour des raisons qui lui sont propres (maladie, indisponibilité imprévue, problème logistique majeur), nous proposons :
- en priorité, le report de la prestation à une date acceptable pour le client ;
- à défaut de solution de report, un remboursement intégral des honoraires versés d’avance pour l’intervention concernée ;
- la prise en charge par ChronoMint des frais raisonnables directement occasionnés par cette annulation lorsqu’ils sont dûment justifiés et ne peuvent être récupérés.
Erreurs de facturation et délais de réclamation.
Malgré le soin apporté, des erreurs peuvent survenir. Nous nous engageons à les corriger sans délai dès qu’elles sont établies.
Erreurs de facturation.
En cas d’erreur matérielle sur une facture (montant, taux appliqué, nombre de jours ou de séances, TVA), le client est invité à nous signaler le problème dès que possible et, au plus tard, dans un délai de trente (30) jours calendrier à compter de la date de facture. Après vérification, nous procédons, le cas échéant, à l’émission d’une note de crédit et d’une facture corrigée ou à un remboursement si la facture a déjà été payée.
Réclamation sur la qualité de la prestation.
Si le client estime qu’une prestation ne correspond pas aux engagements pris, il est invité à nous en informer de manière structurée (par écrit), en décrivant les points de désaccord et les écarts constatés. Nous privilégions d’abord des mesures correctives (compléments, ajustements, travail de reprise) avant d’envisager un geste commercial ou un remboursement partiel.
Procédure de demande de remboursement.
Pour toute demande de remboursement, le client professionnel est invité à :
- envoyer un email à [email protected] avec pour objet “Demande de remboursement” ;
- préciser le nom de l’organisation, la référence de la mission ou de la facture et le montant contesté ;
- décrire les motifs de la demande (erreur, annulation, prestation non réalisée, autre) et joindre, le cas échéant, les pièces justificatives.
Nous accusons réception de la demande et nous engageons à apporter une réponse motivée dans un délai de trente (30) jours calendrier. Lorsque la demande est acceptée, le remboursement est effectué par virement bancaire sur le compte indiqué par le client, ou sous forme d’avoir imputable sur des factures futures, selon ce qui a été convenu.
Cas non éligibles au remboursement.
Certaines situations ne donnent pas lieu à remboursement, sauf accord exceptionnel.
Situations typiquement exclues.
- Désaccord stratégique interne au client, sans lien avec l’exécution de la prestation.
- Changement de priorité ou décision unilatérale du client d’interrompre un projet, alors que les prestations ont été réalisées conformément au contrat.
- Absence ou indisponibilité des équipes du client aux dates planifiées, lorsque cela n’a pas été signalé dans les délais d’annulation prévus.
- Insatisfaction liée au fait que les recommandations formulées supposent des changements organisationnels jugés sensibles ou difficiles, dès lors que ces recommandations restent fondées et argumentées.
Relation avec les Conditions de service.
La présente Politique de remboursement complète nos Conditions de service. Les limitations de responsabilité, les cas de force majeure et les clauses de résiliation décrites dans les Conditions de service peuvent influencer la portée ou la mise en œuvre d’un remboursement. Nous invitons les clients à prendre connaissance des deux documents.
ChronoMint peut mettre à jour la présente Politique de remboursement pour refléter l’évolution de ses pratiques, de la réglementation ou des retours clients. La date de dernière mise à jour est indiquée en bas de page. La version en vigueur est celle publiée sur ce site au moment de la demande de remboursement.
Dernière mise à jour : 2025.